Stuttgart, 9. Mai 2017 – Die VEDES – Europas führende Fachhandelsorganisation für Spiel, Freizeit und Familie – hat mithilfe der Softwaretools YAMBS.Avise und YAMBS.smart.PDF der Software4Professionals GmbH & Co. KG die Verarbeitung von Zahlungsavisen automatisiert. Die Unternehmensgruppe erreicht dadurch eine Zeitersparnis von rund 80 Prozent.
Zahlungsträger werden seit Februar 2014 annähernd flächendeckend im ISO 20022-Format (XML-Dokumente) ausgetauscht. Für die Buchhaltungspraxis bringt das SEPA-Format erhebliche Einschränkungen mit sich: Da die Verwendungszweckfelder auf eine Länge von 140 Zeichen reduziert wurden, können bei komplexen Zahlungen deutlich weniger Informationen als bisher mitgegeben werden. Die Folge: Zahlungsavise sind weiterhin als begleitendes Medium eines Zahlungsträgers unverzichtbar und haben an Bedeutung sogar zugenommen.
“Unternehmen sind gut beraten, die Avise in strukturierter Form anzufordern, um sie medienbruchfrei elektronisch weiterverarbeiten zu können”, beschreibt Markus Uhl, Leiter Vertrieb bei Software4Professionals, die Herausforderung. “Eine zeitgemäße Alternative im Austausch von Zahlungsavise ist das Versenden von PDF-Dateien. In der Praxis wird dieses Format bereits sehr häufig genutzt, was jedoch zumeist fehlt, ist eine Möglichkeit, PDF-Avise beim Empfänger automatisiert weiterzuverarbeiten.” Experten schätzen, dass die Nachfrage nach einer Softwarelösung zur automatisierten Verarbeitung von Zahlungsavise aufgrund der SEPA-Umstellung weiter steigen wird. Während es für den Sender mithilfe der bestehenden Funktionalitäten seines ERP-Systems relativ einfach ist, ein Avis per Fax oder E-Mail zu versenden, ist der Druck für den Empfänger deutlich höher, die Belege in strukturierter Form zu erhalten, um sie automatisiert buchen zu können.
Eine Automatisierung der Avise-Verarbeitung ermöglicht die Standardsoftware YAMBS.Avise (https://www.yambs.eu/loesungen/yambsavise/) / YAMBS.smart.PDF von Software4Professionals. Mit einem speziellen Konverter liest die Lösung PDF-Dokumente fehlerfrei aus und übergibt sie anschließend direkt an SAP. Eine manuelle Erfassung ist somit nicht mehr erforderlich. PDF-Dateien können auf diese Weise automatisiert verarbeitet und Anwender von täglichen Routinetätigkeiten entlastet werden.
Die Nürnberger VEDES Zentrale setzt YAMBS.Avise / YAMBS.smart.PDF erfolgreich im elektronischen Datenaustausch ein. Bei VEDES haben Avise zum Teil bis zu 8.000 Einzelpositionen und mehrere hundert Debitoren, da oftmals Zentralregulierer für eine Vielzahl eigener Kunden bezahlen. Im Schnitt sind es 500 bis 600 Positionen pro Avis. “Großkunden und Zentralregulierer erhalten unsere Rechnungen per EDIFACT/Invoice. Ihr Zahlungsavis schicken diese dann ebenfalls elektronisch (REMADV). Diese REMADV-Dateien verarbeiten wir ebenso mit YAMBS-Avise und sparen dadurch rund 80 Prozent der Bearbeitungszeit ein”, beschreibt Manfred Fichte, Leiter Finanz- und Rechnungswesen bei der VEDES, die Erfolge. “YAMBS hat unsere Erwartungen weit übertroffen. Innerhalb weniger Tage war die Lösung einsatzfähig. Aufwendiges, manuelles Erfassen von Avise gehört seitdem der Vergangenheit an.” Da die Eigenbelastungen von Kunden bereits akonto gebucht werden, erzielt die VEDES auch in diesem Bereich weitere Einsparungen.
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