Aachen, im Januar 2017. Das Jahr 2017 steht unter dem Motto “sichere und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung”. Ab Sommer 2017 können mit ecoMAILZ alle Anforderungen umgesetzt werden. Auch wenn ecoMAILZ erst im Sommer 2017 erscheint, stehen die Nutzer jetzt nicht unter Zugzwang. Mit der Einführung von ecoMAILZ können alle E-Mails und deren Anhänge vollständig, revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden. Anbieter dieser Archivlösung ist die ecoDMS GmbH aus Aachen, die bereits durch das beliebte Archivsystem ecoDMS sehr erfolgreich in der DMS-Branche unterwegs ist.
Selbstverständlich können mit ecoMAILZ rückwirkend auch ältere E-Mails archiviert werden. Das Startdatum der E-Mail Archivierung kann flexibel festlegt werden: So können zum Beispiel alle E-Mails ab dem 01.01.2017 archiviert werden.
Das zweistufige Archivierungskonzept eröffnet völlig neue Möglichkeiten bei der E-Mail Archivierung und sichert die Privatsphäre. Die Nutzer dürfen sich auf ein modernes E-Mail Archivierungssystem, das eine automatische, gesetzeskonforme und revisionssichere E-Mail Archivierung für jedermann möglich macht, freuen.
Bei der Entwicklung von ecoMAILZ wurde von Beginn an Wert auf eine GoBD-konforme Realisierung gelegt. Neben den technischen Vorteilen, die ecoMAILZ als E-Mail Archiv bietet, erfüllt die Einführung von ecoMAILZ die geltenden rechtlichen Anforderungen.
Um den rechtlichen Anforderungen der E-Mail Archivierung nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. So können beispielsweise private E-Mails innerhalb einer Frist entsprechend gekennzeichnet werden. ecoMAILZ erkennt die Markierungen und weiß, dass diese nicht in das Archiv überführt werden sollen.
Die E-Mails werden bereits beim Eintreffen auf dem Server von ecoMAILZ geladen und volltextindiziert. Der geringe Konfigurationsaufwand macht ecoMAILZ zu einem transparenten und performanten E-Mail Archiv.
Über Plugins für Thunderbird und Outlook behalten die Nutzer stets die Übersicht über den Status der E-Mails. Sollte eine E-Mail z.B. in der E-Mail Anwendung gelöscht worden sein, können diese über den plattformübergreifenden WebClient mobil und auch am Arbeitsplatz schnell wiedergefunden werden.
ecoDMS Kunden profitieren besonders von der Verzahnung zwischen ecoMAILZ und ecoDMS. Über das Archivsystem können die E-Mails schnell, bequem und komfortabel verwaltet und angesehen werden.
Das Lizenzmodell von ecoMAILZ ist fair und günstig. Eine Lizenz kostet einmalig 49,00 Euro inkl. 19% MwSt. pro Benutzer. Die Lizenzkosten sind abhängig von der Anzahl eingerichteter Benutzer. Ein Benutzer kann dabei mehrere Postfächer archivieren und nutzen.
Die Veröffentlichung von ecoMAILZ ist für Sommer 2017 geplant. Der genaue Release Termin steht derzeit noch nicht fest. Die ecoDMS GmbH wird diesen zeitnah auf der ecoDMS Webseite, in den News und via Newsletter bekanntgeben.
Diese und weitere Informationen gibt es unter https://www.ecodms.de (https://www.ecodms.de).
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Andrea Warmuth
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