In der neuen Version ihres Dokumentenmanagementsystems (DMS) liefert die agorum Software GmbH neben diversen Verbesserungen komplett neue Funktionen mit. Das Update ist seit dem 01. Mai verfügbar und verpasst besonders der Open-Version einen ordentlichen Schub.
Über 110 Verbesserungen und Fixes, 49 Erweiterungen und 16 brandneue Funktionen: in der neuen Version agorum core ist einiges passiert. Neben den üblichen Fehlerbehebungen sind 16 Module komplett neu dazugekommen. Dazu gehören ein revisionsicheres Archiv, der dynamische Ordner smart folder und das information center, das alle Unternehmensinformationen zentral und schnell zugänglich macht. Die Änderungen sind nicht nur für zahlende Kunden verfügbar, sondern betreffen auch die Open-Source-Version.
Gesetzeskonformität auf Knopfdruck
Mit dem basic archive sollen DSGVO und GoBD keine Schreckgespenster mehr sein. Dokumente, die revisionssicher abgespeichert werden müssen, können im System für den vorgesehenen Zeitraum gesperrt werden. Eine Änderung ist nicht mehr möglich, bis das Löschdatum erreicht ist. Auch die Sonderbehandlung von personenbezogenen Daten ist lösbar: entsprechende Dateien werden markiert und können – falls nötig – wiedergefunden und entfernt werden. Vor allem Kleinbetriebe dürften von der Einbindung dieser Lösung in die Open-Version profitieren: “Die Investition in ein digitales Archiv wird nicht zur Kostenfalle” stellt Geschäftsführer Rolf Lang klar.
Proaktive Suche
Vorhandene Informationen wirklich nutz- und verfügbar zu machen, das verspricht das Softwarehaus aus Ostfildern mit dem information center. Archivierte Dokumente liegen nicht brach, sondern sind per Stichwort durchsuchbar. Dank automatischer Indizierung beim Eingang wird auch der Inhalt von Dokumenten bei der Suche berücksichtigt. Besonders ist das neue Eingangsdashboard: In einer persönlichen Übersicht sieht der Nutzer jederzeit, welche Aufgaben für ihn gerade anliegen, welche E-Mails eingetroffen sind oder wann der nächste Termin beginnt. Dabei ist die Ansicht ständig aktuell und informiert sofort über neue Elemente.
Einfaches Hinzufügen von Modulen- plugin-manager
Zusätzlich zu diesen beiden Funktionen stellt agorum core seinen Nutzern eine ganze Palette an nützlichen Tools zur Verfügung: die einfache Abbildung von Workflows gehört ebenso dazu wie der smart folder. Der intelligente Ordner zeigt je nach Nutzergruppe genau die Informationen an, die als Erstes gebraucht werden. Die Installation der neuen Module können die Anwender selbst in die Hand nehmen. Mit dem integrierten plugin-manager können zusätzliche Elemente einfach dem System hinzugefügt werden.
Warum Open-Source?
Um unabhängig zu bleiben, entschieden sich Rolf Lang und Oliver Schulze früh dafür, auf Open-Source Bausteine zu setzen. Das Produkt soll vollkommen eigenständig funktionieren, ohne von Funktionsänderungen anderer Software beeinflussbar zu sein. Die beiden Gründer wollen sich allerdings nicht vom Open-Source Pool bedienen, ohne selbst etwas beizusteuern. “Wir möchten der Open-Source Gemeinde etwas zurück geben” erklärt Schulze, “deshalb sind die Grundfunktionen von agorum core frei verfügbar.”
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