Zu den einschlägigen Rechtsvorschriften gehören beispielsweise das Mindestlohngesetz, die Vorschriften zur Antidiskriminierung im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz, die Regelungen im Betriebsverfassungsrecht oder tarifvertragliche Vorschriften. Compliance im Umfeld des Arbeitsrechts gewinnt daher zunehmend an Bedeutung. Unternehmen müssen sich regelmäßig mit den bestehenden Compliance-Richtlinien ihres Hauses sowie mit den neuen gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzen, um die Einhaltung der Richtlinien zu kontrollieren und Haftungen auszuschließen. An dieser Stelle den Überblick zu behalten ist aufgrund der Vielzahl der Themenfelder eine besondere Herausforderung und ohne ein systematisches Vorgehen kaum noch zu bewältigen.
Compliance entlang der Personalwertschöpfungskette
In der praktischen Personalarbeit finden sich bereits beim Recruiting, d.h. bei der Anbahnung eines Anstellungsverhältnisses, erste Compliance-Anforderungen, auf die geachtet werden muss. Dies beginnt bei der korrekten Stellenausschreibung und geht über den vom Bundesarbeitsgericht geprägten Fragenkatalog “Was darf man als Arbeitgeber fragen und was ist nicht erlaubt?” bis hin zum ordnungsgemäßen Kündigungsverfahren. Was im Bewerbungsverfahren begonnen hat, muss im laufenden Arbeitsverhältnis fortgesetzt werden. Compliance begleitet somit die gesamte Personalwertschöpfungskette, somit auch die arbeitsvertragliche Gestaltung und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Die Handhabung der Compliance-Anforderungen in der Praxis
Für die Unternehmen gilt es nun, die einschlägigen Anforderungen zu kennen und diese wirksam zu kontrollieren. Dabei spielen – neben der Kontrolle – insbesondere auch Prävention und Sanktion eine wichtige Rolle.
Das wichtigste Instrument der Prävention ist ein wirksames Compliance Management System, das in die Unternehmensorganisation eingebettet sein muss. Dieses beinhaltet – neben Compliance-Kultur und -zielen – auch die Compliance Organisation. Hierzu gehören u.a. ein Compliance Beauftragter sowie ein Meldesystem (Whistleblowing System). Weiterer Bestandteil der Prävention ist die Sensibilisierung und Schulung der Führungskräfte und Mitarbeiter.
Im arbeitsrechtlichen Umfeld gibt es eine Vielzahl so genannter Risikofelder, aus welchen sich korrespondierende Verpflichtungen zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen ableiten. Hierzu zählen beispielsweise der Arbeitnehmerdatenschutz, das Arbeitszeitrecht, die Mitarbeiterüberwachung sowie das Begründen und Auflösen von Dienstverhältnissen. Die Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften gehört ebenso dazu wie die Beachtung der Anforderungen an Lohnsteuervorgaben.
Die aktuelle Rechtsprechung verlangt von der Unternehmensleitung ein “wirksames Compliance Management System”. Das bedeutet, dass die Leitung verpflichtet ist, das einmal eingerichtete System laufend auf seine Wirksamkeit hin zu überprüfen. Die geschieht durch eine ständige Kontrolle sowie durch eine konsequente Sanktionierung von Compliance-Verstößen.
Der Einstieg erfolgt über ein Compliance Audit
Für mittelständische Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit Compliance befasst haben, ist es oft schwierig, sich diesem Thema zu nähern. Der erste Schritt beinhaltet stets, sich einen Überblick zu verschaffen, wo das Unternehmen steht, also eine Art “Standortbestimmung” vorzunehmen. Diesen Überblick erhält das Unternehmen im Rahmen eines sog. Compliance-Audits.
In einem Compliance-Audit wird das Unternehmen aus externer Sicht geprüft, wie es im Hinblick auf die Anforderungen an ein Compliance Management System aufgestellt ist. Dabei spielen z.B. die Organisation, die Unternehmenskultur und die Kommunikation eine wichtige Rolle. Das Audit beinhaltet drei Elemente: das Führen von Interviews mit der Leitung sowie ausgewählten Mitarbeitern anhand eines strukturierten Fragebogens, die Prüfung von einschlägigen Dokumenten sowie die Begehung des Unternehmens vor Ort.
Zum Autor: Eckart Achauer, Jurist und Diplom-Betriebswirt, ist zertifizierter Compliance Officer (TÜV). Er ist Geschäftsführer der AGAMON Consulting GmbH, Berlin.
AGAMON Consulting GmbH: Compliance im Arbeitsrecht (http://www.agamon-consulting.de)
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