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Viele Unternehmen haben zuletzt die IT-gestützte Automatisierung von Prozessen eingeführt, zum Beispiel im Rechnungs- oder Personalwesen. Das Ziel: Manuelle, repititive Arbeitsschritte künftig automatisiert schneller und effizienter auszuführen – um Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wirklich relevante Aufgaben zuzuweisen oder Personalkosten zu reduzieren. Nach zwei bis drei Jahren sollten die eingeführten Programme jetzt auf den Prüfstand. Niklaus Wildberger, Managing Director und Experte for Robotic Process Automation (RPA) benennt die vier wichtigten Punkte, auf die Unternehmen ihre bisherige RPA-Strategie jetzt überprüfen sollten.
(1) Räumen wir den operativen Ebenen den benötigten Entscheidungs- und Gestaltungsspielraum ein?
Vielfach beobachte ich, dass RPA-Initiativen aus dem operativen Geschäft oder der IT-Abteilung heraus durchgeführt werden. Das hat zur Folge, dass sowohl die Allokation der benötigten Ressourcen als auch die Beseitigung von strukturellen und organisatorischen Problemen – zum Beispiel im Zusammenspiel der jeweiligen Bereiche und Abteilungen – häufig auf einer Hierarchieebene durchgeführt werden muss, die nicht autonom entscheiden kann. Sie muss zunächst alle Schritte ‚von oben‘ absegnen lassen. Das führt zu einem erheblichen Zeitverzug. Darum ist vom Top-Management zu prüfen, ob und wie diese Prozesse beschleunigt werden können. Denn nur so lässt sich einer der grossen Vorteile von RPA, die Möglichkeit einer raschen Umsetzung, auch effektiv nutzen. Zentral für die C-Level-Ebene ist es, den nachgeordneten Ebenen genügend eigenen Entscheidungs- und Gestaltungsspielraum einzuräumen.
(2) Ist RPA bei uns in einen ganzheitlichen Verbesserungsprozess eingebunden – oder läuft es parallel zu anderen Entwicklungen?
Mit der vorhergehenden Überlegung einher geht, dass RPA nicht im ‚Silo‘ und isoliert von der Gesamtentwicklung des Unternehmens betrieben werden sollte – wenn es sich nicht um eine reine Test-Phase handelt. Wer die einen damit beauftragt, die Organisation umzubauen und die anderen, eine (technische) RPA-Lösung zu implementieren, der handelt bereits falsch. Wer sich heute für RPA entscheidet oder bereits entschieden hat, sollte alle weiteren Initiativen der Unternehmensentwicklung künftig stets darauf prüfen, ob und welchen Anteil RPA in diesem Kontext haben kann und soll. Dazu gehört auch die Ausrichtung einer langfristigen Personalplanung. Denn unabhängig davon, wie und wie schnell die Automatisierung in Unternehmen voranschreitet scheint heute bereits eins festzustehen: Die ‚Workforce‘ wird sich quantitativ wie qualitativ dadurch deutlicher verändern. Dies sollte und muss schon heute antizipiert werden, um nicht in einigen Jahren die Falschen und davon auch noch zu Viele zu haben.
(3) Gestalten wir die RPA-Kommunikation fair?