Urlaub! Endlich! Jetzt heißt es: Abschalten, am Strand spazieren gehen und an nichts denken…. Die vielen Anrufe und Mails sind so weit weg. Dank eines Abwesenheitsassistenten erfährt jeder Kollege und Kunde, dass Sie im Urlaub sind. Doch – wie ist diese formuliert? Imageprofi Nicola Schmidt gibt Tipps:
Höflich gegenüber anderen ist es allemal, sich per Abwesenheitsnotiz oder
-assistenten zu “melden”. Doch was bedeutet das eigentlich?
Abwesenheitsassistenten: Jede eigehende Mail wird direkt automatisch durch eine vorformulierten Mail beantwortet.
Nun gibt es Zeitgenossen, wie Kollegen und viele Chefs, die zwar diesen Assistenten eingerichtet haben. Jedoch klingt die Nachricht in vielen Fällen weniger wertschätzend, wie folgendes Beispiel zeigt: “Ab sofort bin ich im Urlaub. Ihre Mails werden nicht gelesen.” Oder: “Ich bin dann mal weg.”
Mit solchen Formulierungen hinterlässt niemand einen guten Eindruck. Zumal sich die Frage stellt, wann derjenige wieder erreichbar ist…
Auch diese Standardnachricht, wie: “Ich bin vom xx bis xx im Urlaub und lese meine Mails nur sporadisch. In dringenden Fällen erreichen Sie mich mobil unter xyz.”
Da jeder sein Anliegen als “dringend” empfindet, ist das ein klassisches Eigentor. Wer im Urlaub ist, sollte sich dem Urlaub widmen und nicht noch halb im Büro sein. Erholung braucht jeder Mensch und da sollte es selbstverständlich sein, nicht – auch nicht übers Handy – erreichbar zu sein. Besser ist es, wenn aus der Signatur die Mobilfunknummer für diese Zeit gelöscht wird.
Mein Tipp: Damit Sie nach Ihrem Urlaub nicht schon am ersten Tag wieder voll im Stress sind, teilen Sie über den Abwesenheitsassistenten allen mit, dass Sie erst zwei Tage später wieder erreichbar sind, als das tatsächlich der Fall ist. Der Vorteil für Sie ist, dass die Telefone nicht direkt schon wieder pausenlos läuten und Sie können den Arbeitsalltag entspannter beginnen.
Abwesenheitsnotiz
Wenn Sie für einige Zeit nicht erreichbar sind, ist es gut, dass in einer Abwesenheitsnotiz mitzuteilen. Witzige oder unhöfliche Formulierungen sind hier fehl am Platz. Wie ist diese Notiz aufgebaut und was sollte sie beinhalten?
Beachten Sie folgende 7 Punkte für Ihre Abwesenheitsnotiz:
Betreffzeile: Mit einem aussagekräftigen Betreff weiß der Empfänger sofort, um was es geht.
Wertschätzung: Mit einem Dankeschön zeigen Sie, dass Sie den anderen und sein Anlegen ernst nehmen und wertschätzen.
Abwesenheitszeitraum: Machen Sie es konkret: Von wann bis bis sind Sie nicht erreichbar? Warum Sie nicht erreichbar sind, brauchen Sie nicht zu sagen.
Was passiert mit der Mail: Schreiben Sie Klartext und teilen mit, was in der Zwischenzeit mit der Mail des Empfänger geschieht oder auch nicht. Ob beispielsweise die Mail gelesen wird.
Vertretung: Wer vertritt Sie in Ihrer Abwesenheit? Und wie ist Ihre Vertretung zu erreichen?
Alternative zur Vertretung: Was geschieht mit der Mail? Bieten Sie eine Lösung an.
Schluss: Bedanken Sie sich für das Verständnis. Darunter kommt die Grußformel und Ihr vollständiger Name.
Beispiel:
Vielen Dank, für Ihre Nachricht. Bis zum xx.yy.zz habe ich keinen Zugriff auf meine E-Mails.
Kann Ihr Anliegen nicht warten? Dann wenden Sie sich an meine Kollegin Sarah Stamm
per Mail unter s.stamm@unternehmen.de. Sie hilft Ihnen gerne und kompetent weiter.
Oder:
Alternativ werde ich Ihre Mail ab dem xx.yy.zz beantworten können, da sie nicht
automatisch weitergeleitet wird. Ich bedanke mich für Ihr Verständnis.
Beste Grüße
Vorname, Nachname
International: Wenn Sie mit Kunden und Kollegen aus dem Ausland zu tun haben, denken Sie daran, Ihre Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch zu verfassen. Das wirkt noch höflicher und stärkt Ihr Image.
Beispiel:
Out Of Office Message
Thank you for your message.
Please note that I am currently out of office with no access to my e-mails. I’m back on
TT.MM.JJJJ and will answer your mail as quickly as possible.
In urgent cases or if you need immediate assistance, please contact my colleague
Sarah Stamm (phone: 0123-4566789; e-mail: s.stamm@firma.de). Please notice that your
message will not be forwarded automatically.
Thank you very much.
Kind regards
[Signatur]
Was nicht hineingehört sind Details von Ihrer Reise. Der Leser braucht auch nicht wissen, wo Sie im Urlaub sind und ob Sie gerade am Pool sitzen oder segeln. Auch wenn Sie auf Dienstreisen sind, braucht es niemanden zu interessieren, wo Sie gerade stecken. Fakt ist, der Leser kann Sie nicht erreichen und wenn dann in der Abwesenheitsnotiz steht: “Ich bin in Afrika auf Safari” oder “Ich liege hier in Kalifornien am Strand”, klingt das eher wie Angeberei.
Es gibt sehr viele gute Formulierungen für eine Abwesenheitsnotiz. Wenn Sie diese 7 Punkte beachten, kann nichts mehr schiefgehen.
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