Pforzheim. Die meisten Unternehmen beklagen zu hohe Bürokratiekosten und sehen darin eine Gefahr für ihren Unternehmenserfolg. Sie fordern vom Staat, Bürokratie auf allen Ebenen abzubauen.
Auf der anderen Seite etablieren viele Unternehmen im Innenverhältnis überbordende bürokratische Strukturen. Interne Prozesse werden dadurch schwerfällig, ineffizient und teuer.
Schneller Wandel und eine komplexer werdende Umwelt erzeugen Unsicherheit. Organisationen und Unternehmen wollen intern Sicherheit schaffen, Fehler vermeiden und reagieren oft auf eine komplexe Umwelt mit komplizierten Regeln und Strukturen.
Kompliziertheit ist ineffizient und teuer, Komplexität lässt sich dadurch nie beherrschen, so der Pforzheimer Unternehmensberater Gerhard Kwasnik.
Bürokratisierung ist ein schleichender Prozess, für einen Richtungswechsel ist oft ein grundlegender Wandel der Mentalität erforderlich.
Stellen Sie sich vor, Sie brauchen einen Bleistift. Wie einfach ist der in Ihrem Unternehmen zu bekommen? Gibt es ein Kanban-System für Büromaterial, wo Sie wie in einem Supermarkt Ihren Bedarf decken können? Das ist die kostengünstigste und effizienteste Lösung.
Die Bestellung kann auch so ablaufen: Sie müssen sich durch einen Online-Bestellprozess hangeln. Der Ablauf ist nicht intuitiv zu verstehen. Es folgt ein Genehmigungsverfahren über mehrere Hierarchistufen. Der Erhalt wird an etlichen Stellen vom Wareneingang bis zum Empfänger bestätigt. Die Rechnungsprüfung und Freigabe der Zahlung sind zeitintensiv. Was kostet der Bleistift in diesem Fall mit allen Verwaltungskosten?
Der Pforzheim Unternehmensberater Gerhard Kwasnik rät: “Fragen Sie Ihre Mitarbeiter und tragen Sie zusammen, welche Prozesse, Strukturen und Regelungen sie bei ihrer Arbeit behindern.”
Aus dieser Zusammenstellung ergibt sich der Handlungsbedarf.
Überflüssige und veraltete Vorgaben werden gestrichen und komplizierte Prozesse vereinfacht. Der Rat von Albert Einstein hilft: “Mache die Dinge so einfach wie möglich – aber nicht einfacher.”
Die Beschäftigten werden dadurch ernst genommen und ihre Arbeit wird erleichtert. Als Ergebnis erhöhen sich die Produktivität und die Motivation der Mitarbeiter.
Es ist sinnvoll jede neue Regelung und jeden neuen Prozess auf Notwendigkeit, Alternativen, Umfang, Verständlichkeit und Umsetzbarkeit zu prüfen. Kosten und Nutzen müssen im Vorfeld sorgfältig abgewogen werden.
Wer mehr über die Angebote des Kostenmanagement- und Restrukturierungsexperten Gerhard Kwasnik oder Gerhard Kwasnik GHK-Consulting erfahren möchte, erhält weitere Informationen unter: http://www.ghk-consulting.de/leistungen
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