Damit die Stadt Münster ihren Besucherandrang in der Ausländerbehörde effizienter steuern kann, suchte sie nach einer geeigneten Lösung. Die dazu gehörige Ausschreibung konnte die Qmatic Deutschland GmbH mit ihrer Cloud-basierten Managementplattform Orchestra in Verbindung mit dem Online-Terminsystem QTermin für sich entscheiden. Künftig weist die Qmatic-Lösung den rund 50 Beschäftigen des Rechts- und Ausländeramtes der Stadt Münster über die Qmatic-Lösung die jeweiligen Besucher und Dienstleistungen zu.
Mit der Einführung von Orchestra gestaltet sich die Besuchersteuerung in der Ausländerbehörde der Stadt Münster wie folgt: Personen, die vorab einen Termin gebucht haben, checken beim Eintreffen an einem der beiden Touchscreen-Ticketdrucker ein. Zeitgleich wird der zuständige Sachbearbeiter über Orchestra entsprechend informiert. Bürger, die ohne Termin im Ausländeramt eintreffen, erhalten ihr Ticket ebenfalls am Touchscreen-Drucker oder über eine Infotheke. Die Steuerung der Ticketvergabe übernimmt Orchestra unter Berücksichtigung der jeweiligen Kapazitätsauslastung.
Die Ausländerbehörde der Stadt Münster wird vom Einsatz der Qmatic-Lösungen in mehrfacher Hinsicht profitieren. So können Besucherstrom und vorhandene Ressourcen effizienter koordiniert werden. Die in der Management-Plattform Orchestra vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten unterstützen regelmäßige Prozessoptimierungen beispielsweise zu Warte-, Bearbeitungs-, Nachbearbeitungs- oder Leerlaufzeiten.
Für Personen, die die Ausländerbehörde der Stadt Münster aufsuchen, reduziert sich die Wartezeit. Außerdem werden sie mit Orchestra leichter durch die Behörde, die auf drei Etagen verteilt ist, geführt.
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