In einer modernen und innovativen Arbeitswelt haben feste Sitzplätze in Großraumbüros ausgedient, gleichsam zieht es Freiberufler, kleinere Start-ups oder digitale Nomaden in Workspaces, um flexibel zu sein und voneinander zu profitieren. Eine intelligente, einfach zu handhabende Raum- und Arbeitsplatzverwaltung ist dabei der Schlüssel, um eine effektive Ausnutzung und praktikable Planung in Coworking-Spaces zu gewährleisten. Als zukunftssichere Lösung bietet das Schweizer Unternehmen ROOMZ ein entsprechendes Verwaltungstool mit kabellosen Displays sowie Raum- und Desk-Sensoren. Reservierungen können nicht nur in Echtzeit sowohl an einem Display als auch über das Software-Tool getätigt und wieder aufgehoben werden, auf Wunsch erledigen das die ROOMZ Sensoren automatisch. In der Praxis bedeutet das keine Ghostmeetings mehr – also keine gebuchten aber ungenutzten Besprechungsräume – sowie eine Übersicht belegter und freier Arbeitsplätze in Desk-Share-Bereichen. Außergewöhnlich ist dabei nicht nur die einfache Handhabung, sowohl der Anbringung als auch des Reservierungs- und Freischaltvorgangs, sondern vor allem die Laufzeit: Die Displays werden kabellos wahlweise per Halterung oder Folie für Glaswände angebracht und laufen je nach Nutzungsverhalten zwei bis vier Jahre, der Akku der Sensoren vier.
Als Basis dient eine eigens entwickelte Managementsoftware, die sich einfach und kosteneffizient in eine bestehende IT-Infrastruktur – beispielsweise über Microsoft Exchange, Office 365, IBM Lotus oder Google Calendar – integrieren lässt. Sie ist wahlweise als Cloud-Lösung oder On-Premise auf eigenen Servern verfügbar und bildet den Knotenpunkt zwischen Buchungssystem, Displays sowie Sensoren. Für die Belegung von Besprechungsräumen oder Einzelbüros fungiert das 8 Zoll große ROOMZ Display als Anzeige. Es verwendet das bereits bestehende WLAN und verbindet sich mit der Ressource des Meetingraumes. Auf dem Display werden die aktuelle Raumbelegung, die nächsten Termine, deren Titel und Dauer sowie optional der Name des Organisators angezeigt. Über Funktionstasten im unteren Bereich, besteht auch analog die Möglichkeit, eine Sofortbuchung für ein kurzfristig anberaumtes Meeting vorzunehmen oder den Raum wieder freizuschalten, sobald es beendet ist. Dank energieeffizienter E-Ink-Technologie und spezieller, austauschbarer Batterien, die eine Mindestlaufzeit von zwei Jahren garantieren, sind keine lästigen Ladevorgänge und damit einhergehendes An- und Abhängen nötig. Das Display ist ein Terminal-Server-Client, der lediglich ein Bild anzeigt. Entsprechend besteht kein Risiko in Bezug auf mögliche Hackerangriffe über das Device und auch physische Diebstähle ergeben wenig Sinn, da sich die Hardware für keine andere Anwendung nutzen lässt.
Der ROOMZ Raumsensor prüft mithilfe eines passiven Infrarot-Bewegungsmelders in Kombination mit einem patentierten Algorithmus die momentane Raumbelegung und gleicht diese mit den Reservierungen ab. Findet 15 Minuten keine Bewegung statt, obwohl ein Meeting gebucht wurde, wird der Raum automatisch freigegeben. Die ROOMZ Desk-Sensoren ermöglichen in Desk-Share-Bereichen einen Echtzeit-Überblick über freie und belegte Arbeitsplätze. Eine Grafik, angezeigt über einen Smart TV, verdeutlicht mittels farblicher Markierung den Status der jeweiligen Plätze. Kabellos unter den Tisch geklebt, gibt der Desk-Sensor bei ausbleibender Anwesenheit eine Meldung an den Server, der auch die grafische Darstellung umgehend aktualisiert. Während Unternehmen so die Möglichkeit haben den variablen Platzbedarf zu analysieren und beispielsweise Zeiten mit einem hohen Arbeitsplatzbedarf auszulesen, bietet sich Workspace-Anbietern mit dem Tool die Möglichkeit, freie Arbeitsplätze einfacher zu organisieren. Bei längeren Buchungen eines Arbeitsplatzes kann dieser selbstverständlich unabhängig vom Sensor geblockt werden.
Damit bietet ROOMZ eine intelligente und gleichsam praktikable Lösung zur effizienteren Nutzung von Raumressourcen an. Entsprechend schnell konnte sich das 2015 gegründete Schweizer Start-up auf dem Markt für Raumreservierungssysteme etablieren. Nach einem erfolgreichen Markteinstieg in Deutschland im vergangenen Jahr, expandiert das Unternehmen jüngst nach England und agiert dort seit September dieses Jahres mit der englischen Midwich Group als namhaften Exklusiv-Distributor.
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