Berlin, November 2018 – Digitale Essensmarken bieten Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen: Die Mitarbeiter erhalten bis zu 600 Euro mehr Netto pro Jahr im Vergleich zu einer normalen Gehaltserhöhung im selben Umfang und können frei entscheiden, wo sie essen möchten. Die Unternehmen haben ein modernes und attraktives Instrument für zeitgemäße Benefits und tragen damit sinnvoll zum Employer Branding bei. Dabei sind die digitalen Essensmarken eine kostengünstige Möglichkeit, als Arbeitgeber finanzielle Anreize zu bieten, ohne Lohnnebenkosten zu bezahlen. Damit auch die Compliance verbessert wird, können die Belege bei externen Dienstleistern digital verwaltet und beleggenau geprüft werden. Diplom Betriebswirt (FH) und Diplom Wirtschaftsjurist (FH) Kay Müller beschäftigt sich seit fast zehn Jahren mit Arbeitgeberzusatzleistungen. Im Interview erklärt er, wie die digitalen Essensmarken funktionieren.
Statt kleiner, bunter Zettel gibt es nun auch digitale Essensmarken – wie werden die denn im Alltag eingesetzt, Herr Müller?
Die Mitarbeiter gehen zum Essen in ein Restaurant, einen Imbiss oder einfach zum Bäcker um die Ecke. Den Beleg für das Essen fotografieren sie mit dem Smartphone und schicken das Bild an einen entsprechenden Dienstleister. Hier wird entweder jeder Beleg einzeln geprüft oder stichprobenartig kontrolliert. Für den einzelnen Mitarbeiter wird ein Konto mit dem monatlichen Budget geführt. Die Lohnbuchhaltung erhält einmal pro Monat einen Datensatz für die Erfassung der Essenszuschüsse in der Lohnabrechnung. Die Daten können in die Lohnsoftware eingespielt und der entsprechende Betrag über die Lohnabrechnung an den Mitarbeiter ausgezahlt werden.
Und wie sieht die steuerliche und rechtliche Seite der digitalen Essensmarken aus? Ist das so erlaubt?
Am 24. Februar 2016 wurde ein sogenanntes BMF-Schreiben (Anm. der Redaktion: BMF = Bundesministerium der Finanzen) veröffentlicht. Dieses war das Ergebnis einer Abstimmung auf Bund-Länder-Ebene und kann als Startschuss für die digitalen Essensmarken gesehen werden. In diesem Schreiben werden die Voraussetzungen genannt, unter denen die “Arbeitstäglichen Zuschüsse zu Mahlzeiten” gewährt werden können. Ganz wichtig: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich eine Mahlzeit für seine Pause gekauft hat, dass es pro Arbeitstag nur eine Mahlzeit ist und dass der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt. Die Nachweispflicht des Arbeitgebers kann anhand jedes einzelnen physischen Belegs erfüllt werden oder über ein elektronisches Verfahren eines Anbieters. Dieser übernimmt die Einzelbelegprüfung aller eingereichten Belege sowie die Haftung dafür – und damit sind wir bei der digitalen Essensmarke. Arbeitgeber können einen steuerfreien Zuschuss von 6,33 Euro pro Mahlzeit gewähren. Das ist für die Arbeitnehmer eine steuerfreie Lohnzahlung. Für den Arbeitgeber sinken die Lohnnebenkosten deutlich.
Sind die Einsparungen der einzige Vorteil für die Unternehmen?
Aus meiner täglichen Arbeit weiß ich, dass viele Unternehmen über einen Fachkräftemangel bereits hinaus sind und inzwischen ganz grundsätzlich Arbeitskräfte fehlen – in allen Bereichen. Es ist deshalb wichtig, als Arbeitgeber Anreize für die verfügbaren Arbeitskräfte zu schaffen, damit sie mein Unternehmen wählen und nicht bei der Konkurrenz anfangen. Zu den Benefits oder klassisch ausgedrückt den Arbeitgeberzusatzleistungen gehört ein Strauß von Maßnahmen, wie Zuschüsse für Kinderbetreuung, Dienstwagen, ein IT-Zuschuss oder eben die Essenmarken. Die klassischen Papiermarken konnten allerdings nur bei bestimmten Akzeptanzstellen eingelöst werden. Die Marken wurden verschenkt, sind oft einfach verfallen oder wurden unzulässig gesammelt und für den Wochenendeinkauf ausgegeben. Mit den digitalen Essensmarken wird gezielt gefördert, dass die Mitarbeiter tatsächlich eine Pause machen, dass sie im besten Fall gemeinsam in die Pause gehen, was für das Betriebsklima wichtig ist. Und es ist eindeutig nachvollziehbar, was gekauft wurde und wer den Beleg einreicht. Der Mitarbeiter nimmt den Vorteil, den er durch das Unternehmen gewährt bekommt, jeden Mittag aufs Neue wahr und erlebt den Benefit sehr unmittelbar.
Und was kostet ein Dienstleister für die Abwicklung der digitalen Essensmarken?
Es gibt wenige Anbieter in diesem noch recht neuen Marktsegment. Einer davon ist die Lunchio GmbH mit Sitz in Berlin. Hier entwickelt das Team, in dem ich arbeite, das Konzept der digitalen Essensmarken weiter. Bei diesem Anbieter bezahlt das Unternehmen im Schnitt pro Mitarbeiter und Monat neun Euro und erhält dafür eine monatliche Abrechnung für die Lohnbuchhaltung. Lunchio ist meines Wissens derzeit der einzige Anbieter, der tatsächlich jeden einzelnen Beleg überprüft, die Haftung für diese Prüfleistung übernimmt und damit die Compliance des Arbeitgebers sicherstellt. Dem Mitarbeiter wird zu jedem Beleg eine Nachricht auf sein Smartphone geschickt, ob der Betrag akzeptiert wird und wie hoch der Zuschuss für diese Mahlzeit ist.
Nachdem das Verfahren noch recht neu ist, stellt sich die Frage, wie die Finanzbehörden tatsächlich reagieren?
Die Lunchio GmbH stellt in Zusammenarbeit mit einer deutschlandweit tätigen Kanzlei für jeden neuen Kunden Lohnsteuer-Anrufungsauskünfte bei dem zuständigen Finanzamt. Und die fallen durchweg positiv aus, denn alle Rahmenbedingungen des Systems entsprechen den Anforderungen – bis hin zur Einzelbelegprüfung und Dokumentation jedes Belegs für jeden Mitarbeiter sowie der Einhaltung der GoBD-Vorschriften (Anm. der Redaktion: GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
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