Leverkusen. Die TROPPER DATA SERVICE AG gibt Unternehmen und Organisationen kostenlos nützliche Tipps zum Thema Personalakte an die Hand. Die Experten für Input- und Dokumenten-Management haben eine Checkliste erstellt, die dem HR-Management helfen soll, wichtige Aspekte bei der Einführung der digitalen Personalakte zu berücksichtigen.
“Zusammengefasst empfehlen wir sechs Schritte”, verrät Bodo Boer, Direktor Vertrieb der TROPPER DATA SERVICE AG. Diese lauten:
1. Zusammenstellen eines Digitalisierungsteams
Zweck ist, das neue System zur Personalaktenverwaltung sinnvoll in die gegenwärtige IT-Landschaft einzubinden. Außerdem gilt es, etwaige Vorbehalte rechtzeitig aus dem Weg zu räumen und Regelungen innerhalb einer Betriebsvereinbarung in Bezug auf Zugriffsberechtigungen sowie Datenschutz vorzeitig zu definieren.
2. Bestimmen von Verwendungszweck und Art der Aktenaufbereitung
Aus dem Verwendungszweck der Akten wird abgeleitet, wie die Personalakten digital aufbereitet werden sollen – ob in einem Dokument, nach vorhandener Registerstruktur oder mit Klassifizierung nach Dokumentenart.
3. Festlegen der Beschaffenheit der digitalen Dokumente
In diesem Schritt wird definiert, wie die digitalen Dokumente aussehen sollen. Dazu zählt zum Beispiel die Auflösung und ob farbig oder schwarz-weiß gescannt werden soll. Diese Beschaffenheit orientiert sich am zukünftigen Handling der Akte.
4. Verfahrensweise mit doppelten, alten und originalen Dokumenten bestimmen
Positiv- und Negativlisten helfen beim Umgang mit doppelten, alten beziehungsweise originalen Dokumenten.
5. Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherheit von Daten definieren
Dazu zählen zum Beispiel die Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und je nach Branche eventuell weitere gesetzliche Vorschriften.
6. Die Entsorgung der Papierakten regeln
In diesem Schritt geht es darum, festzulegen, was mit digitalisierten Papierakten geschehen soll – ob sie datenschutzkonform vernichtet oder aufbewahrt werden.
Die Arbeit lohnt sich. Denn die digitale Personalakte eröffnet Unternehmen und Organisationen erfolgsentscheidende Vorteile. “HR-Abteilungen, die digitale Personalakten richtig einsetzen, bewegen sich rechtlich und organisatorisch auf der sicheren Seite”, sagt Bodo Boer. Zudem können Effizienzpotenziale ausgeschöpft werden, indem durch die Automatisierung von Standardprozessen frei werdende Ressourcen für strategische Zwecke genutzt werden.
Interessenten können die Checkliste unter folgendem Link herunterladen: https://tropper.de/wp-content/uploads/2020/08/Checkliste-Personalakte.pdf
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