Mit der vertragsverwaltung software können Unternehmen aller Größen und Typen Verträge während ihres gesamten Lebenszyklus erstellen, speichern und verwalten. Diese Systeme helfen Benutzern, Verträge zu schreiben, Bedingungen zu definieren und kritische Meilensteine zu verfolgen. Eine gut organisierte Vertragsmanagementplattform ermöglicht es Unternehmen, ihre Beziehungen zu Lieferanten, Mitarbeitern und Kunden effektiv zu verwalten, wenn ihr Geschäft wächst.
Vorteile der Vertragsverwaltungssoftware
- Höhere Produktivität: Das Erstellen von Verträgen ist eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe, die bei jedem Schritt eine Bearbeitung und rechtliche Kontrolle erfordert. Die meisten Unternehmen haben keine Freizeit, und Vertragsverwaltungssoftware kann die Effizienz der Vertragserstellung mit vorgefertigten Vertragsvorlagen verbessern, die mit minimalen Änderungen verwendet werden können, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dies spart Zeit und Mühe und ermöglicht es Unternehmen, schnell zur Austausch- und Unterzeichnungsphase überzugehen.
- Organisiertes Repository: Unternehmen müssen viele Verträge speichern, verwalten und abrufen. Dies kann ein Albtraum sein, wenn Sie Hardcopy speichern und anzeigen. Vertragsverwaltungssoftware entlastet diese Belastung, indem Verträge in einem digitalen, organisierten Repository gespeichert werden. Benutzer können das gesamte Repository mit wenigen Tastenanschlägen und Klicks durchsuchen und sogar nach Name, Datum, Mitglied, Region, Geschäftswert und mehr filtern.
- Risikominderung: Laut Gartner werden derzeit 60 bis 80% der B2B-Transaktionen über Verträge abgewickelt. Dies bedeutet, dass Vertragsverletzungen oder die Nichteinhaltung von Fristen nicht nur zu Umsatzverlusten führen, sondern auch das Markenimage schädigen. Andere Studien zeigen, dass ein ineffektives Vertragsmanagement zu einem Verlust von bis zu 9,2% Ihres Jahreseinkommens führen kann, was unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens einen erheblichen Verlust darstellt. Ein gut implementiertes Vertragsmanagementsystem hilft allen Stakeholdern, alle vereinbarten Bedingungen einzuhalten und wichtige Meilensteine / Vertragsbedingungen im Auge zu behalten. Diese Systeme können auch unerwartete Risiken mindern, indem sie Stakeholder vor Vertragsablauf auf Vertragsverlängerungen aufmerksam machen und Dienstunterbrechungen vermeiden.
Typische Merkmale von Vertragsverwaltungssoftware
- Vertragsgestaltung: Legen Sie die allgemeinen Vertragsbedingungen fest.
- Dokumentenverwaltung: Verwalten Sie Verträge und zugehörige Dokumente ordnungsgemäß.
- Workflow-Management: Einrichten, Zuweisen, Ausführen und Überwachen von Geschäftsvorgängen in einer sequentiellen Reihenfolge.
- Management des Vertragslebenszyklus: Verwalten Sie alle am Vertragslebenszyklus beteiligten Workflows, vom Entwurf über die Aushandlung und Unterzeichnung bis hin zum Ablauf oder zur Erneuerung.
- Follow-up-Tracking: Verfolgen Sie alle Vertragsphasen und prüfen Sie, ob alle Bedingungen gemäß dem Vertrag erfüllt wurden.
- Volltextsuche: Suchen Sie mithilfe einer Textzeichenfolge nach Verträgen und zugehörigen Dokumenten (sowie nach Inhalten darin).
Überlegungen beim Kauf von Vertragsverwaltungssoftware
- Vertragsdatensicherheit: Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Daher ist ihre Sicherheit für Ihr Unternehmen von größter Bedeutung. Die meisten Vertragsverwaltungssoftware auf dem Markt sind Cloud-basiert. Daher ist es wichtig, die Datensicherheitsstandards aller von Ihnen enthaltenen Tools sowie die Sicherheitsstandards des Softwareentwicklers zu bewerten. Prüfen Sie, ob die Software den relevanten Industriestandards entspricht, und stellen Sie fest, ob der Entwickler Cloud-Dienste unterstützt und mit angemessenen Sicherungs- und Wiederherstellungsdiensten arbeitet.
- Volltextsuchfunktionen und Berichtsebenen: Erweiterte Vertragsverwaltungstools sollten nicht nur Verträge und zugehörige Dokumente, sondern auch den Inhalt dieser Dokumente mithilfe von Volltextabfragen durchsuchen können. Suchen Sie nach einem Tool, mit dem Vertragsdaten analysiert und relevante Informationen über ein Dashboard angezeigt werden können, in dem nicht nur wichtige Vertragsbedingungen angezeigt, sondern auch Fristen und kritische Meilensteine nachverfolgt werden. Im Idealfall sollte das System in der Lage sein, Benutzer zu benachrichtigen, wenn Abweichungen in der Vertragsleistung festgestellt werden.