Essen, 20. Dezember 2016**** Das Meldeverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung (UV) wird mit dem digitalen Lohnnachweis ab 2017 auf eine neue Basis gestellt. Vorgeschaltet ist ein Stammdatenabgleich. Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert, erklärt, was jetzt zu beachten ist:
Zwei Jahre dauert die Übergangsphase, in der bereits der neue digitale Lohnnachweis zum Einsatz kommt, parallel jedoch auch der bekannte Entgeltnachweis genutzt wird. Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1. Januar 2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem digitalen Lohnnachweis.
a) Stammdatenabgleich durchführen
Auf dem Weg zum digitalen Lohnnachweis muss zunächst im sogenannten Vorverfahren ein automatisierter Abgleich der Unternehmensdaten durchgeführt werden (“Stammdatenabgleich”). So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Der eigentliche Datenabruf erfolgt automatisiert aus dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird. Dieser Abruf muss jedoch aktiv durch den Nutzer oder die Nutzerin angestoßen werden. Dies konnte frühestens ab 1. Dezember 2016 geschehen.
Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:
-Betriebsnummer der BGW: 15186676
-Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
-PIN
Schreiben von der BGW beachten!
“Die Zugangsdaten zum Stammdatenabgleich inklusive PIN wurden den Unternehmen von der BGW im November 2016 schriftlich mitgeteilt. Das Schreiben soll (so die BWG) alle für den digitalen Lohnnachweis sowie für den Entgeltnachweis nötigen Informationen enthalten. Wenn wir oder andere Dienstleister beauftragt sind, sollten Sie die Daten an uns/diese umgehend (!) weiterleiten!”, rät Steuerberaterin Bettina M. Rau-Franz.
b) Digitalen Lohnnachweis bis 16. Februar 2017 einreichen
Im Anschluss an den Stammdatenabgleich ist ab dem 1. Januar 2017 erstmals der digitale Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 zu übermitteln. Termin für die Meldung ist der 16. Februar 2017. Wurde kein Personal beschäftigt – auch keine Aushilfen -, entfällt die Meldung. Meldungen per digitalen Lohnnachweis erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder einer Ausfüllhilfe (wie zum Beispiel sv-net).
Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:
– Betriebsnummer der BGW: 15186676
– Mitgliedsnummer bei der BGW (zehnstellige Kundennummer)
– bezogen auf die Gefahrtarifstellen (Strukturschlüssel):
o beitragspflichtiges Arbeitsentgelt
o geleistete Arbeitsstunden
o Anzahl der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
c) Parallelverfahren: Entgeltnachweis wie bisher einreichen
In der zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich auch weiterhin der bisher bekannte Entgeltnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren abzugeben. Die tatsächliche Berechnung der Beiträge erfolgt noch auf dieser Basis. Die Parallelmeldung stellt sicher, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird.
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