Hamburg. Der Kreis Soest, der Märkische Kreis und der Hochsauerlandkreis setzen jetzt auf die Digitalisierungskompetenz der Cocq Datendienst GmbH. Die Kommunen lassen ihre Papierdokumente aus dem Fachbereich Ordnungswidrigkeiten von dem Business-Process-Outsourcing-Dienstleister scannen. Alle drei Verwaltungen sind Kunden der Südwestfalen-IT (SIT), die Anfang 2018 aus einem Zusammenschluss der Unternehmen Citkomm mit Sitz in Hemer und KDZ Westfalen-Süd aus Siegen entstand. Cocq war bereits seit 2015 gesetzter Partner der Citkomm für die Digitalisierung. Die jüngsten Projekte sind vor dem Hintergrund des Mergers der Startpunkt für künftig noch verstärkte Aktivitäten von Cocq im Bereich der öffentlichen Verwaltung.
Der Kreis Soest und der Märkische Kreis nutzen im Bereich Ordnungswidrigkeiten die Fachanwendung SC-OWI. Hierbei fallen zahlreiche Papierbelege an, welche die Verwaltungen im Zuge ihrer E-Government-Aktivitäten und Einführung der kommunalen E-Akte digitalisieren wollen. Diese Aufgabe übernimmt die Cocq Datendienst GmbH, die für die Annahme der Papierbelege in Hamburg eine eigene Postadresse eingerichtet hat. An diese werden die Dokumente geschickt, von Cocq entgegengenommen und an Scanhochleistungsstrecken digitalisiert sowie indiziert.
Die fertigen Dateien übermittelt der Scandienstleister im Stundentakt per gesicherter FTP-Verbindung an einen Austausch-Server bei der SIT. Von dort übertragen die Kreisverwaltungen die Dateien in ihre eigenen Fachanwendungen. Pro Kreis kommen monatlich mehrere tausend Dokumente zusammen. Ein Großteil sind Rückläufer von Bürgerinnen oder Bürgern, die eine Ordnungswidrigkeit begangen haben. Hinzu kommen Schriftstücke direkt von der Kreisverwaltung, sowie umfangreichere Dokumente wie z.B. Unfallakten der Polizei.
Jüngster Kunde von Cocq im kommunalen Umfeld ist seit 1. April 2019 der Hochsauerlandkreis. Dessen Entscheidung, am SC-OWI-Verfahren teilzunehmen, war nach Aussage von SIT beeinflusst durch die beständig gute Qualität der Arbeit von Cocq. Der Dienstleister hält das vereinbarte Service-Level-Agreement von 24 Stunden durchgehend ein. Der Anteil an Dokumenten, die nicht automatisch importiert werden können (weil kein in einer Datenbank verfügbarer Wert indizierbar gewesen war) und die daher im “Clearing” auflaufen, liegt dauerhaft unter zwei Prozent.
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