Aachen, im August 2019. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS wird eine revisionskonforme Archivierung aller Dokumente für jedermann möglich. Die sichere Archivierung ist das A und O einer solchen Softwarelösung. Trotzdem ist unter bestimmten Umständen das Löschen bestimmter Daten unausweichlich. In die aktuellen ecoDMS Version 18.09 (apu) haben die Aachener ein modernes Löschkonzept integriert, welches es erlaubt Dokumente und personenbezogene Daten gemäß GoBD und DSGVO gesetzeskonform aus dem Archiv zu entfernen.
Dabei unterscheidet die Software zwischen dem einfachen Verschieben von Dokumenten in einen virtuellen Papierkorb, der unwiderruflichen Entfernung von Dokumenten aus dem Archiv und dokumentenunabhängig dem Löschen personenbezogener Daten, also angelegten Benutzern.
Über die Funktion “In den Papierkorb verschieben” können nicht mehr benötigte Dokumente aus der Hauptansicht entfernt und in einen virtuellen Papierkorb verschoben werden. Diese Funktion steht allen Benutzern zur Verfügung, die die betroffenen Dokumente im Archiv klassifizieren dürfen.
Neben der einfachen Papierkorb-Funktion verfügt ecoDMS über eine Löschfunktion, die es autorisierten Benutzern erlaubt Dokumente mittels integriertem Löschkonzept endgültig aus dem Archiv zu entfernen. Die Dokumente durchlaufen hierbei mehrere Stufen.
Nach dem Verschieben einer Datei in den Papierkorb werden diese dem zuständigen Benutzer zur Prüfung vorgelegt. Ob ein Dokument aber tatsächlich entfernt werden darf, hängt von den genauen Dokumenteneinstellungen ab. Denn jeder Dokumentenart kann optional auch eine eigene Aufbewahrungsfrist zugewiesen werden. Diese legt fest, ab wann ein Dokument tatsächlich entfernt werden darf. So können z.B. für Rechnungen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigt werden. Außerdem kann eine zusätzliche Sichtungsprüfung vor dem Löschvorgang gefordert werden. Die Umsetzung dieser Sichterheitsmaßnahmen erfolgt über den Einstellungsdialog vom zuständigen Administrator im Bereich “Dokumentenarten”. Bei der Überprüfung des Dokuments kann der zuständige Benutzer optional die hinterlegte Frist verlängern oder die sofortigen Freigabe zum Löschen der Datei erteilen.
Der anschließende Löschvorgang erfordert das Erstellen eines Löschprotokolls. An dieser Stelle müssen ein PIN-Code und eine Begründung für den Löschvorgang erfasst werden. Dieses Protokoll ersetzt anschließend die ursprüngliche Originaldatei. Innerhalb der Klassifizierung und Historie werden zudem jegliche Textinformationen anonymisiert. Das Bemerkungsfeld im Klassifizierungsdialog ist beispielsweise ein solches Textfeld. Zugriff auf das Löschprotokoll haben anschließend nur noch Super Administratoren mit bestimmten Zugriffsrechten auf das Archiv.
Neben dem Löschen von Dokumenten erlaubt ecoDMS auch die Entfernung angelegter Benutzer. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen.
Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit dem ecoDMS Archiv. Diese und weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.ecodms.de.
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