Berlin. Seit zehn Jahren verfügt das Dokumenten-Management-System regisafe über eine Schnittstelle zum PDF Compressor zur Konvertierung von Dokumenten ins standardisierte Format PDF/A. Stand zum zehnjährigen Jubiläum: Bereits rund 75 öffentliche Verwaltungen verwenden die bewährte Produktkombination – Tendenz steigend.
Erster gemeinsamer Anwender beider Produkte war das Landratsamt in Neu-Ulm. Dort hat die comundus regisafe ihre unternehmensgeschichtlichen Wurzeln. Die größte Installation der Produktkombination regisafe und PDF Compressor hat das Landratsamt Karlsruhe durchgeführt. Rund 1.700 Anwender wenden die Software-Kombination in der Verwaltung an. Zu den weiteren Kunden zählen unter anderem die Universität Ulm, die Stadt Trostberg und der Landkreis Bautzen.
regisafe zählt in der öffentlichen Verwaltung zu den etablierten DMS-Systemen. Das Produkt wurde bereits vor 28 Jahren von der Vorläuferfirma comundus regisafe, entwickelt. Die Software bietet zahlreiche Funktionen für die Umsetzung von E-Akten und E-Government-Vorhaben. Dazu gehören unter anderem ein integrierter, grafisch dargestellter und individuell erweiterbarer Aktenplan für acht Bundesländer, die Abbildung des gesamten Lebenszyklus von E-Akten und Schnittstellen, über die zahlreiche Fachverfahren oder Sitzungsdienste integrierbar sind. Hinzu kommen Archivierungslösungen für Rechnungs- und Kassenbelege, so dass der gesamte Schriftverkehr und die Verwaltungsvorgänge elektronisch steuerbar sind. Ergänzt wird dieses Portfolio neuerdings durch Portallösungen, die mit der Schwesterfirma comundus GmbH realisiert werden.
Bei der erforderlichen Digitalisierung der Belege unterstützt der PDF Compressor, indem er die gescannten Images in hochkomprimierte, volltextfähige PDF/A-Dateien konvertiert. Die praxiserprobte Lösung stammt aus dem Hause LuraTech. 2015 wurde aus LuraTech die Foxit Europe GmbH und gehört damit nun zu Foxit Software, die schnelle, günstige und sichere PDF-Lösungen für Endanwender bis hin zu Entwicklern anbietet. Neben der Wandlung gescannter Dokumente verfügt der PDF Compressor über das Born-Digital-Modul für E-Mails und digital erzeugte Dokumente, das zahlreiche regisafe-Anwender nutzen. Ein typisches Einsatzbeispiel ist die Konvertierung von Sitzungsprotokollen nach PDF/A oder das Zusammenfügen von mehreren Dokumenten in eine PDF/A-Datei im Rahmen von eJustice-Verfahren, die regisafe mit einem eigenen Programm-Modul unterstützt.
Beide Unternehmen sind mit der Partnerschaft und ihrem bisherigen Verlauf sehr zufrieden. “Die langjährige Zusammenarbeit mit LuraTech bzw. Foxit ist sehr produktiv. Darüber hinaus sind wir von der Performance und der Stabilität des PDF Compressors überzeugt”, sagt Oliver Jungbauer, Geschäftsführer der comundus regisafe GmbH. “Wir sind davon überzeugt, dass wir noch in diesem Jahr den hundertsten gemeinsamen Kunden für den PDF Compressor in Verbindung mit regisafe vermelden können.”
Über comundus regisafe GmbH:
Die comundus regisafe GmbH mit Sitz in Waiblingen bei Stuttgart wurde 2016 innerhalb der comundus Gruppe gegründet. Das Mitarbeiterteam setzt sich aus Experten für Dokumentenmanagement und Schriftgutverwaltung zusammen. Das Unternehmen ist ein führender Dienstleister für Projekte rund um das weit verbreitete regisafe sowie den ergänzenden Fachverfahren KommunalPLUS. Ende 2016 hat comundus regisafe die Weiterentwicklung von regisafe sowie die technische Betreuung der Anwender übernommen. Beratungsleistungen zu Aktenplänen, Integration von Bürokommunikation, Umsetzung von Archivsystemen, Schriftgutlösungen, Einführung von Fachverfahren, Schulungen, individuelle Programmierung oder Support für regisafe runden das Leistungsspektrum ab.
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