Abläufe beschleunigen und Kosten sparen – mobile Zeiterfassung als digitaler Meilenstein
Während es großen Unternehmen meist leichter fällt, auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen und Prozesse an technische Neuerungen anzupassen, tun sich KMUs damit häufig schwer. Gerade in Betrieben mit wenigen Angestellten und hohem Arbeitsaufkommen geht es darum, Projekte zu koordinieren, Aufträge schnell abzuwickeln und Kunden zufriedenzustellen.
Die eigenen Abläufe optimieren?
Dafür fehlt oftmals schlichtweg die Zeit. So gehören Excel-basierte Stundenzettel beispielsweise in vielen kleinen und mittelständischen Betrieben häufig zum Alltag. Dabei könnten moderne Alternativen wie die mobile Zeiterfassung das Büro entscheidend entlasten, Arbeitsprozesse beschleunigen und zu einem besseren Gesamtüberblick über Anwesenheits- und Projektzeiten, Mehrarbeit und Co. beitragen. Doch die Suche nach geeigneten Lösungen sowie der vermeintliche Schulungsbedarf der Mitarbeiter, um die neuen Systeme zu nutzen, kann als große Hürde erscheinen. Außerdem erfordert die Installation von besonders effizienten Lösungen wie einer Zeiterfassungs-App jede Menge Zeit und Technik – oder? Übersichtliche, einfach bedienbare und modular aufgebaute Systeme wie die prime MobileApp von primion beweisen das Gegenteil.
Mit mobiler Zeiterfassungs-App ortsunabhängig über Smartphone & Co. Zeiten buchen
Fakt ist: Die Arbeitswelt wird deutlich agiler – ein Trend, der sich fortsetzen wird. Die Arbeit in unterschiedlichen Teams, an mehreren Orten und mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen stellt nicht nur digitale Anforderungen an die Kommunikation, sondern erfordert eben auch ein Umdenken hinsichtlich der Systeme zur Zeiterfassung. Moderne Software-Lösungen wie prime WebTime, mobil ergänzt durch die prime MobileApp erfassen Zeiten unmittelbar, genau und vor allem ortsunabhängig und bieten zahlreiche Möglichkeiten, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen.
Die Anwendung ist ebenso simpel wie effektiv: Die Zeiterfassungs-App benötigt lediglich eine Internetverbindung und wird über den Browser von Smartphone, Tablet oder Notebook aufgerufen. Für den schnellen Zugriff kann ein Icon auf der Startseite hinterlegt werden. Verschiedene Buchungsarten sind möglich: Kommen- und Gehen-Zeiten werden transparent erfasst, der monatliche Stundensaldo wird übersichtlich dargestellt, Urlaubsanträge können von unterwegs gestellt werden. Das Einpflegen von Stundenzetteln durch Mitarbeiter im Büro und die Verwaltung von ausgedruckten Urlaubstagen wird damit hinfällig. Gleichzeitig kommt der Arbeitgeber mit Hilfe der mobilen Zeiterfassung der gesetzlichen Dokumentationspflicht zur genauen Arbeitszeiterfassung nach, indem auch Mehrarbeit digital berücksichtigt wird.
Mobile Zeiterfassung als erster, entscheidender Schritt Richtung Digitalisierung
Mit Hilfe von durchdachten, flexibel anwendbaren Systemen zur mobilen Zeiterfassung trägt diese branchenübergreifend und unabhängig von der Betriebsgröße entscheidend zur Prozessoptimierung bei – ganz egal, ob im Handwerk direkt auf der Baustelle oder im vertrieblichen Außendienst Zeiten mittels App unmittelbar und exakt digital erfasst werden. Der reduzierte Verwaltungsaufwand schafft freie Kapazitäten. Die wiederum werden in KMUs dringend benötigt – schließlich wird besonders in kleinen Unternehmen die Büroarbeit inklusive Personalplanung und Co. häufig durch den Chef selbst erledigt. Dank digitaler Abläufe bleibt ihm nun mehr Zeit für das Kerngeschäft: Aufträge generieren, Projekte effektiv abwickeln und Kunden zufrieden stellen.
Wenn KMUs bei der Umsetzung von modernen Zeiterfassungs-Systemen vorab gezielt ihre Anforderungen definieren und auf modulare Lösungen zurückgreifen, die sich individuell anpassen und erweitern lassen, erfüllt die mobile Zeiterfassung ihren Zweck: den Arbeitsalltag deutlich zu vereinfachen, die Produktivität zu steigern und langfristig Kosten einzusparen. Ist dieser Schritt erst einmal getan, kann die Einführung einer Zeiterfassungs-App ganze Unternehmensstrukturen in kleineren Betrieben revolutionieren und einen Meilenstein hin zu mehr digitaler Organisation darstellen!