Die ImmoConcept Verwaltungsgruppe (http://www.ic-verwaltungsgruppe.de) setzt bei der Verarbeitung von Briefen und Dokumenten auf Digitalisierung. In Zusammenarbeit mit dem Bonner DESH Datenservice (http://www.desh-datenservice.de) wurde ein vollautomatischer Posteingang entwickelt, der jeden Monat mehr als 5.000 Anschreiben und Sendungen erfasst, scannt und digital den jeweils zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung stellt. “Wir sparen damit nicht nur viel Zeit”, sagt Frank Hillemeier, Geschäftsführer der ImmoConcept Verwaltungsgruppe. “Wir haben auch eine geringere Fehlerquote, als wenn wir die Post von Hand einscannen, abspeichern und nachsehen, welche Mitarbeiter sich um welche Objekte kümmern.”
Mit dem neuen System sei sichergestellt, dass die Eingangspost auch dann fristgerecht bearbeitet wird, wenn zuständige Mitarbeiter plötzlich erkrankt sind. In diesem Fall werden die digitalisierten Informationen an Kollegen weitergeleitet. Verzögerungen seien damit so gut wie ausgeschlossen. Außerdem lassen sich die Dokumente, die sonst jede Woche mehrere Ordner füllen, platzsparend auf einem Datenträger speichern und jederzeit nach verschiedenen Kriterien sortieren.
“Wir haben die Software zuvor mit Adressen, Bezeichnungen von Immobilien-Objekten und Objekt-Nummern gefüttert”, erklärt Hillemeier. “So kann sie selbständig zuordnen, um welche Verwaltungsobjekte es in welchem Schreiben geht.” Die digitale Posterfassung kennt dabei kaum Grenzen. “Selbst Nachrichten auf einem Pizzakarton oder einem Post-it stellen für die digitale Erfassung kein Hindernis dar”, betont DESH-Geschäftsführer Rolf Derscheid.
In einem nächsten Schritt sollen auch die bei der Immobilienverwaltung eingehenden Rechnungen automatisiert verarbeitet und direkt in eine Buchhaltungs-Software übertragen werden. Wegen dieser zukunftsweisenden Digitalisierungspläne und vieler anderer Konzepte für moderne Arbeitsabläufe wurde die ImmoConcept Verwaltungsgruppe vom Dachverband Deutscher Immobilienverwalter (DDIV) vor kurzem als “Verwalter des Jahres” ausgezeichnet.
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