Einführung
Technologie (insbesondere „Projektmanagement-Software“) war und wird weiterhin ein wichtiger Bestandteil der Projektmanagement-Diskussion und -Praxis sein. Dies ist gerechtfertigt. Die richtige Projektmanagement-Software, die richtig implementiert wird, kann erhebliche, positive Auswirkungen auf eine Organisation haben. Die falsche Software oder schlecht implementierte Software kann jedoch ein Unternehmen in den Ruin treiben.
Unserer Erfahrung nach haben wir gesehen, wie Organisationen mit der richtigen Implementierung der richtigen Software zu kämpfen haben. Oft stellen wir fest, dass dies in erster Linie auf eine begrenzte oder missverstandene Sichtweise des Zwecks der Technologie zurückzuführen ist. Beispielsweise suchen Organisationen möglicherweise nach einem Tool, das nur „Projekte planen“ kann, oder sie denken einfach nicht über den breiteren strategischen Zweck nach, dem die Technologie dienen sollte. Dies führt dazu, dass projektmanagement software die falsche Technologie auswählt oder sie nicht so implementiert, dass sie den größten Nutzen für die Organisation bietet.
Der Zweck dieses Whitepapers ist es, eine neue Perspektive auf 5 Hauptzwecke von Technologie (und insbesondere von Projektmanagementsoftware) im Projektmanagement zu bieten.
Diese Zwecke ergeben sich aus Erfahrungen, die auf dem Gebiet der Luftfahrt gemacht wurden. Der Luftfahrtbereich ähnelt dem Projektmanagement insofern, als er danach strebt, vorhersagbare, erfolgreiche Ergebnisse in einer Aktivität mit inhärenten Risiken zu erzielen. Es nutzt Technologie stark, um dieses Ziel zu erreichen. Durch die Untersuchung der Rolle der Technologie in der Luftfahrt können wir die wichtigsten und ähnlichen Zwecke ableiten, denen die Technologie im Projektmanagement dienen sollte. Auf diese Weise können wir auch den strategischen Einsatz von Technologie fördern, um die strategischen Ziele, Bedürfnisse und Prozesse unserer Organisation zu unterstützen.
Zweck 1: Situationsbewusstsein
Einige der wichtigsten Luftfahrttechnologien wie das ILS (Instrumentenlandesystem), Glasdisplays und GPS (Global Positioning System) konzentrieren sich auf das Situationsbewusstsein: Den Piloten in jedem Moment wissen zu lassen, wohin das Flugzeug steuert, wie es geht orientiert ist, wie hoch es ist, wohin es gehen muss, wie es funktioniert oder eine Reihe anderer Informationen.
Projektmanagement-Technologie ist nicht anders. Es muss ein situatives Bewusstsein für die Situation jedes Projekts schaffen, wohin es geht, wie es läuft und wie es weitergehen muss. Es muss auch ein Bewusstsein für die Situation des gesamten Projekt-“Portfolios” einer Organisation vermitteln. Wenn Sie Ihre Technologie nicht nutzen können, um die aktuelle Situation Ihrer Projekte zu kennen, nutzen Sie die Technologie nicht effektiv.
Die „aktuelle Projektsituation“ kann je nach Ihrer Organisation und ihren jeweiligen Prozessen und Zielen unterschiedlich sein. Das kann der Status der Projektterminpläne, die Qualität der Leistungen, der aktuelle Risikograd, die Zufriedenheit der Kunden oder der Stand des Budgets oder der Gewinnzahlen sein.
Es kann bedeuten, wie sich die aktuelle Ressourcennutzung auf das Projekt auswirkt, welche Probleme aufgetreten sind, die das Projekt zum Scheitern bringen würden, oder was durch die Ritzen gerutscht ist.
Wichtig ist, die Projektsituation immer im Blick zu haben, um intelligente, zeitnahe und fundierte Entscheidungen treffen zu können.
Sie können dies bei der Implementierung Ihrer Projektmanagement-Technologie berücksichtigen, indem Sie Folgendes tun:
- Identifizieren Sie die wichtigsten Informationen, die Sie benötigen, um das Situationsbewusstsein aufrechtzuerhalten.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanagement-Software-Tools diese Informationen nachverfolgen und bereitstellen können.
- Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, diese Informationen innerhalb des Tools bereitzustellen.
Zweck 2: Entscheidungsfindung
In der Luftfahrt müssen Piloten in der Lage sein, anhand genauer Daten schnelle Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise muss ein Pilot genau wissen, was mit dem Flugzeug nicht stimmt, um eine gute Entscheidung über die nächsten Schritte treffen zu können. Sie müssen wissen, wie viel Treibstoff der Aufgabenmanagement-Software noch bleibt, um eine Entscheidung zur Wettervermeidung treffen zu können .
Ebenso benötigen Manager genaue Daten, um Entscheidungen im Projektmanagement treffen zu können. Sie müssen wissen, was mit einem Projekt nicht stimmt, damit sie eine gute Entscheidung über die nächsten Schritte treffen können. Sie müssen die Ressourcenverfügbarkeit kennen, um Anstrengungen zu priorisieren und Richtungen zu wählen. In vielen Organisationen ist diese Art von Informationen nicht ohne Weiteres verfügbar, entweder weil das richtige Toolset nicht vorhanden ist oder das Toolset nicht so implementiert wurde, dass es diesen strategischen Zweck unterstützt.
Vor über 10 Jahren gab es eine Projektmanagerposition, die vom Autor dieses Whitepapers bekleidet wurde. Jede Woche verbrachte die Projektmanagementgruppe Stunden (buchstäblich) damit, lange Statusberichte für das Management zusammenzustellen. Sie müssten den Status von allem aufspüren und zusammen mit einer Vielzahl anderer Informationen dokumentieren. Ist es gut, diese Informationen zusammengestellt zu haben? Ja. Aber es ist sicherlich eine ressourcenintensive Methode, die durch gute Technologie und gute Prozesse ersetzt werden könnte. Wurden die Informationen effektiv und genutzt? Das war unklar.
Fragen Sie sich, welche Informationen Sie benötigen, um gute Entscheidungen zu treffen? Mit welchen Problemen ist Ihre Organisation regelmäßig konfrontiert? Haben Sie einen Echtzeit-Einblick in diese Probleme? Haben Sie all diese Informationen jederzeit griffbereit? Wenn nicht, bemühen Sie sich proaktiv, Prozesse und Technologien einzusetzen, damit Ihre Entscheidungsfindung viel genauer, informierter und effektiver wird.
Um Entscheidungen treffen zu können, müssen zwei Dinge geschehen:
- Die für Entscheidungen notwendigen Informationen müssen zusammengestellt werden.
- Die für Entscheidungen notwendigen Informationen müssen schnell verfügbar sein.
Die Projektmanagement-Softwaretechnologie passt in diesen breiteren Zweck, aber auch hier müssen Sie Folgendes sicherstellen:
- Sie wissen, welche Informationen Sie benötigen.
- Ihre Projektmanagement-Softwaretechnologie ist in der Lage, die Informationen zusammenzustellen, die Sie zum Treffen von Entscheidungen benötigen.
- Die Informationen in Ihrer Projektmanagement-Softwaretechnologie sind immer leicht verfügbar.
- Ihr Team wird darin geschult, wie es die richtigen Informationen richtig in das Tool einfügt, damit Sie sie abrufen können, um Entscheidungen zu treffen.
Zweck 3: Automatisierung von Routineaufgaben
Ein kürzlich erschienener Artikel in einer Luftfahrtzeitschrift bezeichnete ein bestimmtes modernes Verkehrsflugzeug als einen 650.000-Pfund- Computer. Heutzutage steckt viel Technologie in Cockpits, und vieles davon automatisiert Routineaufgaben für Piloten. Beispielsweise können Piloten automatisierte Triebwerksmanagementsysteme verwenden, die es den Piloten ersparen, die spezifischen Schubniveaus, Temperaturen und andere Triebwerksparameter zu verwalten; Checklisten sind automatisiert; Warnungen (Benachrichtigungen) sind automatisiert; und so weiter.
Diese Automatisierung macht drei Dinge:
- Es reduziert das Risiko menschlicher Fehler (dh jemand macht einen Fehler, während er einem langweiligen Routineprozess folgt).
- Es setzt die Ressourcen (auch bekannt als Piloten) für wichtigere Dinge frei.
- Es ermöglicht, mehr Aufgaben in der gleichen Zeit mit weniger Personen zu erledigen (ein dritter Pilot wird nicht mehr benötigt).
Im Projektmanagement gibt es viele, viele Routineaufgaben, die enorm viel Zeit in Anspruch nehmen. Jede Organisation hat Routineaufgaben, die sie erledigen muss, um einsatzfähig zu sein. Manchmal ist es unvorstellbar, wie viele unzählige Stunden mit alltäglichen Aktivitäten verbracht werden. Dies kann nur daran liegen, dass es bequemer und einfacher ist, die Dinge so zu tun, wie wir es gewohnt sind. Einige, die mir in den Sinn kommen, sind die Benachrichtigung über Ereignisse, das Melden des Status, das Herausfinden, ob etwas erledigt ist oder nicht, das Suchen eines Dokuments, das Weiterleiten eingehender Arbeitsanfragen, das Ausfüllen und Verteilen von Formularen und das Sammeln von Zeit.
Die richtige Projektmanagement-Softwaretechnologie kann die Routineaufgaben Ihres Unternehmens automatisieren. Dies hat ähnliche Vorteile für das Projektmanagement:
- Es reduziert das Risiko menschlicher Fehler in Ihren Prozessen.
- Es setzt Ressourcen für wichtigere Dinge frei (z. B. kostenpflichtige Arbeit oder Entlastung von jemand anderem).
- Es erleichtert die Durchführung des Prozesses (weniger Geschicklichkeit ist erforderlich, um ihn auszuführen).
- Dadurch können mehr Aufgaben in der gleichen Zeit mit weniger Menschen erledigt werden.
Wenn Sie Technologie implementieren oder verwenden, ohne diesen breiteren Zweck im Auge zu haben, werden Sie Ihre Technologie nicht effektiv nutzen. Tatsächlich tauschen Sie möglicherweise einfach ein Werkzeug gegen ein anderes aus, ohne einen Nettonutzen zu erzielen.
Auf welche Weise kann Technologie im Projektmanagement Routineaufgaben automatisieren?
- Erfassen von Statuseingaben (z. B. die Eingabe eines Prozentsatzes durch ein Teammitglied) und automatisches Rollup in den Status auf Projektebene.
- Automatische Benachrichtigung von Schlüsselpersonal, wenn ein Problem aufgetreten ist.
- Zentralisierung aller Informationen, sodass sie an einem Ort zu finden sind.
- Automatische Weiterleitung eingehender Anfragen, damit die richtige Person sie sehen und darauf reagieren kann.
- Sammeln von zeitgemeldeten Informationen und automatisches Generieren von Berichten über die tatsächliche Zeitnutzung.
- Automatische Zusammenfassung aller Projektpläne und Zeitpläne zu nützlichen Ansichten und Berichten zur Ressourcenauslastung.
- Erstellen Sie automatisch neue Projekte aus Vorlagen, die einem vordefinierten Pfad folgen, und beseitigen Sie die Notwendigkeit, diesen Pfad neu zu erstellen.
- Automatisierung der Generierung von Angeboten und anderen Dokumentenvorlagen .
Wie dies für Ihre Organisation aussieht, wird anders sein, da Sie unterschiedliche strategische Ziele, unterschiedliche Prozesse und unterschiedliche Aktivitäten haben, die viel Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch nehmen.
Es geht darum, den Zweck der Technologie zu verstehen, damit Sie sie strategisch einsetzen können, um einen bestimmten Zweck zu erreichen.
Wie bei anderen Zwecken müssen Sie proaktiv handeln, um diesen Zweck zu erfüllen, indem Sie Folgendes sicherstellen:
- Sie wissen, welche Aufgaben in Ihrer Organisation Routine und zeitintensiv sind.
- Ihre Projektmanagement-Software-Tools können diese Routineaufgaben automatisieren.
- Ihre Projektmanagement-Software-Tools sind richtig eingerichtet , um diese Routineaufgaben zu automatisieren.
Zweck 4: Unterstützung standardisierter Prozesse
Standardisierte Prozesse sind ein großer Teil der Luftfahrtwelt und ein wichtiger Grund, warum sie erfolgreich vorhersehbare, erfolgreiche Ergebnisse in einem riskanten Umfeld erzielt hat. In der Luftfahrt unterstützt die Technologie die standardisierte Prozessumgebung. Technik wird nicht eingesetzt, weil sie cool oder ordentlich wäre. Es wird strategisch implementiert, um die standardisierten Prozesse zu unterstützen. Zum Beispiel besteht ein Teil des Startkontrollprozesses darin, zu bestätigen, dass die richtige Landebahn in den Flugmanagementcomputer programmiert ist. Nun, in vielen Systemen wird die richtige Landebahn genau dort angezeigt, wo der Pilot sie sehen muss, um diesen Standardprozess abzuschließen. Es ist auch ein Standardverfahren, dass, wenn ein Flugzeug in Wolken auf eine Landebahn zufliegt, es nicht unterhalb einer bestimmten Höhe weiterfliegen kann, es sei denn, die Umgebung der Landebahn ist in Sicht. Die Technik unterstützt diesen Prozess, indem sie die Mindestflughöhe anzeigt und die Piloten bei Unterschreitung alarmiert.
Technologie im Projektmanagement wird tendenziell vom Zweck der Unterstützung standardisierter Prozesse getrennt. Wir haben vielleicht einen Prozess, aber wir suchen vielleicht auch nach einem „Planungstool“. Mit anderen Aufgabenmanagement-Software Worten, wir betrachten sie anders als Aufgabenmanagement-Software , aber die beiden gehen Hand in Hand. Einer der Hauptzwecke von Technologie muss darin bestehen, die standardisierten Prozesse einer Organisation zu unterstützen. Warum ist ein standardisierter Prozess wichtig? Weil Sie kein vorhersagbares (geordnetes) Ergebnis haben können, wenn Sie einen zufälligen Prozess haben. Der Prozess muss standardisiert und geordnet sein.
Technologie sollte uns helfen, standardisierte Prozesse im gesamten Unternehmen zu implementieren, aufrechtzuerhalten und zu verbessern. Beispiele hierfür sind Online-Checklisten und -Vorlagen, Ausnahmeberichte zu Elementen außerhalb des Prozesses (auch bekannt als Warnungen) und Workflow-Automatisierung, die einem bestimmten Prozess folgen. Solche Dinge unterstützen den strategischen Prozess und das übergeordnete Ziel, strategische Ziele umzusetzen.
Diesen grundlegenden Zweck sollten auch Ihre Projektmanagement-Software-Tools erfüllen. Sie müssen auch die folgenden proaktiven Schritte unternehmen:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse korrekt dokumentiert sind.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektmanagement-Software-Tools Ihre Prozesse unterstützen.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team versteht, wie der Prozess im Tool verwaltet wird.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Team für die Ausführung des Prozesses innerhalb des Tools geschult ist.
Zweck 5: Einblick in Trends, Probleme und Leistung
In der Luftfahrt gibt es Systeme und sogar Organisationen, um Daten auszuwerten und Trends und potenzielle zukünftige Risiken zu identifizieren. Gibt es einen Trend zu bestimmten Fehlern, die Piloten machen und die durch Schulungen behoben werden müssen? Gibt es eine Aufgabenmanagement-Software ungewöhnliche Spitze bei Wartungsanomalien für ein bestimmtes Flugzeug?
Das liegt einem Projektmanager oft am weitesten entfernt. Wir sind so mit dem Alltag beschäftigt, dass wir uns nicht die Zeit nehmen können (oder wollen), uns mit Dingen wie Trends und potenziellen Problemen zu befassen. Das gehört jedoch zu unserem Job. Probleme und Risiken lauern immer und schlagen zu, wenn wir es am wenigsten erwarten.
Hier kommt die Technologie ins Spiel. Wie in der Luftfahrt kann die Technologie dies erleichtern. Die richtige Technologie hilft uns, Berichte zu erstellen, Datenausnahmen zu untersuchen und ähnliche Einblicke in unsere Projektmanagementumgebungen zu bieten.
Hier sind zwei Punkte erwähnenswert:
- Wenn Sie sich für Technologie entscheiden, sollten Sie diesen Zweck im Auge behalten. Wie einfach ist es, nach verschiedenen Arten von Daten zu suchen?
- Wir sollten Experten darin sein, schnell in Daten einzudringen und nützliche Informationen zu extrahieren.
Fazit
Unternehmen kämpfen weiterhin entweder mit schlechten Projektmanagement-Softwaretools oder mit Projektmanagement-Softwaretools, die nicht korrekt implementiert sind. Der Zweck dieses Dokuments war es, Organisationen dabei zu helfen, die breiteren Zwecke der Technologie im Projektmanagement zu verstehen, indem sie sich mit Lehren aus dem Luftfahrtbereich befassten. Auf diese Weise können Organisationen ihre Perspektive erweitern und diese Zwecke proaktiv in ihren eigenen Projektmanagementumgebungen umsetzen und so ein Toolset schaffen, das die strategischen Ziele, Bedürfnisse und Prozesse der Organisation zunehmend unterstützt.